המועדים לצד העבודה בתיק
דיון שנרשם בפתק, פגישה שנשכחה, מועד להגשה שמופיע רק בהודעה במייל: לעורך דין מועד שהוחמץ עולה ביוקר, ולכן המועדים צריכים לשבת במקום אחד, לצד התיק שאליו הם שייכים. היומן של VISTO, תוכנת Windows שמותקנת במחשב הראשי של המשרד, מחבר כל פגישה, דיון ומשימה לתיק ולאנשים שמטפלים בו, ושולח תזכורות ללקוחות ולצוות.
פגישות ודיונים שקשורים לתיק
פגישה חדשה נקבעת בשלושה שלבים: נושא ותיק, מועד ושעת התחלה ומשך, ומי משתתף מהמשרד ואיפה, במשרד, בווידאו או בטלפון. בפגישה אפשר להפעיל הזמנה ללקוח ולבחור תזכורת לנמען.
דיון קובעים מתוך התיק. החלון נפתח עם התיק שנבחר, ובו מועד הדיון, השעה, בית המשפט, שמתמלא מפרטי התיק, והאולם. אפשר לסמן שייווצר גם משימת הכנה. אחרי הקביעה אפשר להזיז את האירוע, לשכפל אותו או לבטל אותו, ואירועים שבוטלו נשארים גלויים בשכבה נפרדת.
תצוגות וסינון לפי הצורך
היומן מוצג כיומי, שבועי, חודשי או כסדר יום. מסננים לפי סוג אירוע וקטגוריה, ומדליקים שכבות של חגים ופגרות או של אירועים שבוטלו. בצד העובדים בוחרים אם לראות רק את היומן האישי או את כל המשתמשים, בהתאם להרשאות. בטלפון מחליפים תקופה בהחלקה הצידה, ותצוגת סדר היום נוחה במיוחד לעבודה מהירה.
חיבור ליומן Google
כל משתמש מחבר את היומן האישי שלו. אחרי החיבור האירועים מסתנכרנים, ואירוע שמקורו ביומן חיצוני מוצג לקריאה בלבד ונערך במקורו. אם ההרשאה פגה, המערכת מציגה שנדרש חיבור מחדש ומאפשרת להשלים אותו בלחיצה. סנכרון שנקטע ממשיך מהמקום שבו נעצר, והמידע שכבר נקלט נשמר.
תזכורות ללקוחות ולצוות
מכל תיק, אירוע או משימה אפשר לשלוח תזכורת ללקוח. בוחרים נמען ותבנית, ושולחים מיד כטיוטת מייל, או בוואטסאפ כשחשבון WhatsApp משרדי של המשרד מחובר. אפשר גם לתזמן שליחה אוטומטית בתאריך ובשעה שנבחרו, בערוץ SMS או מייל. במסך התזכורות רואים אם כל תזכורת מתוזמנת, נשלחה או נכשלה, ותזכורת עם קישור אישור מאפשרת ללקוח לאשר הגעה.
גם הצוות מקבל תזכורות. מדיניות המשרד קובעת כמה ימים לפני מועד משימה או דיון יישלח מייל מרוכז לכל עובד, אילו שדות ייכללו בו, ומי מהצוות יקבל. בנוסף מופיעה התראה במערכת, ואחרי שליחת המייל נשלחת גם התראה לטלפון של העובד.
המשימות באותו מקום
משימות מוצגות כרשימה, כלוח או כסדר יום, וניתן לתכנן את השבוע בתוכנית עבודה לפי זמן או בתצוגה שבועית. בטלפון לכל משימה רמזור: אדום באיחור, צהוב כשהמועד קרוב ועד שלושה ימים, וירוק כשנותר זמן.
איך זה עובד ביום עבודה
בבוקר פותחים את תצוגת סדר היום ורואים דיון בעוד יומיים, פגישה עם לקוח אחר ומשימה שמתקרבת. מתוך הדיון שולחים ללקוח תזכורת עם קישור לאישור הגעה. בצהריים הלקוח מבקש לדחות פגישה, אז מזיזים אותה למועד אחר ביומן, והשינוי נשמר באירוע. בסוף היום קובעים דיון חדש מתוך התיק, ומסמנים שתיווצר משימת הכנה לעובד האחראי.
חשוב לזכור: תזכורת או אירוע ביומן מסייעים למעקב, אך אינם מחליפים בדיקה מקצועית של המועד מול ההחלטה או הדין שמחייבים.
שאלות נפוצות
האם היומן מסתנכרן עם Google?
כן. כל משתמש מחבר את היומן האישי שלו, והאירועים מסתנכרנים. אם הסנכרון נעצר או שההרשאה פגה, מופיעה הודעה ברורה, ואפשר לחבר מחדש או להמשיך בסנכרון ידני.
האם אפשר לשלוח ללקוח תזכורת אוטומטית לפני דיון או פגישה?
כן. מתזמנים שליחה אוטומטית בתאריך ובשעה לפי בחירה, במייל או בהודעת SMS. כשמחוברת הודעת WhatsApp משרדי אפשר לשלוח גם דרכה, ללא תזמון מראש. כמות הודעות ה SMS נקבעת לפי מכסת המשרד, והיתרה מוצגת בהגדרות.
מי רואה את היומן שלי?
בתצוגה שבוחרים אפשר להציג רק את היומן האישי או את יומני כל המשתמשים, והתוצאה תלויה בהרשאות. כל משתמש מחבר ליומן חיצוני רק את היומן שלו.
המחיר
79 ₪ לחודש למשתמש הראשון ועוד 21 ₪ לכל משתמש נוסף, בתוספת מע״מ. כל המודולים כלולים. הורידו את VISTO והתחילו 30 ימי ניסיון במשרד שלכם.