מגיעים עם המידע של המשרד
לקוחות, תיקים ונתונים כספיים נבחנים כחלק מתוכנית המעבר. היקף הקליטה תלוי במבנה הייצוא ובמסלול שתומך בו.
לקוחות ותיקים
ממפים פרטי לקוחות, פרטי קשר, מספרי תיקים ושיוכים. כדאי לשמר מזהים מהמערכת הקודמת כדי לאתר כפילויות ולבדוק את הקשרים בין הרשומות.
נתונים כספיים
מכינים יתרות, חיובים, תשלומים, הוצאות ונתוני פיקדונות לפי החומר שניתן לייצא. מסלול הקליטה נבדק מראש עם קובץ לדוגמה. אין בכך הבטחה לייבוא אוטומטי של כל סוג נתון או לשחזור מסמכי מס.
מסמכים ואסמכתאות
מתכננים בנפרד את קליטת הקבצים ואת רישומי הלקוחות והתיקים. התאמת מספר הרשומות אינה מוכיחה שכל מסמך שויך לתיק הנכון.
ממפים את המקור
רושמים אילו סוגי מידע קיימים ואילו קובצי ייצוא ניתן להפיק. מעבירים לבדיקה דוגמה מצומצמת ומושחרת כשאפשר.
מגבים ובוחרים מועד מעבר
שומרים את הייצוא המקורי ואת הגיבוי ומחליטים עד איזו נקודת זמן נקלט המידע.
בודקים מדגם
מייבאים מדגם במסלול נתמך, בודקים שדות, כפילויות וקשרים ומשווים לנתוני המקור.
מתאימים את הכספים
משווים יתרות וסכומים עם האסמכתאות ועם הגורם החשבונאי שמלווה את המשרד.
מסיימים בבקרת קבלה
בוחנים את דוח הקליטה, הרשומות שלא נקלטו והשלמות נדרשות. שומרים גישה לארכיון הישן לפי הצורך והדין.