התקשורת ליד העבודה בתיק
הלקוחות כותבים בוואטסאפ, וההודעות נקברות בטלפון הפרטי של עורך הדין. מסמך שהלקוח צילם נשאר בגלריה, ואף אחד אחר במשרד לא יודע על מה סוכם. WhatsApp משרדי של VISTO, תוכנת Windows שמותקנת במחשב הראשי של המשרד, מחבר את חשבון WhatsApp Business של המשרד למערכת, כך שהשיחות, הקבצים והמשימות נשארים ליד התיק.
שיחות מתוך המערכת
במסך WhatsApp פותחים שיחה חדשה בחיפוש לקוח או איש קשר, או בהקלדת מספר נייד, וכותבים הודעה. ליד כל הודעה מופיע מצבה: נשלחה, נמסרה למכשיר, נקראה או נכשלה, ואם Meta לא אישרה מסירה תוך עשר דקות מופיעה הערה על כך. אפשר לחפש בשיחות ובהיסטוריה, ובתיק עצמו יש לשונית WhatsApp. במסך מגע עונים להודעה בציטוט בהחלקה, ובלחיצה ארוכה אפשר להעתיק או ליצור משימה מההודעה, עם הטקסט שלה כבר מוכן.
מסמכים בשיחה
בהודעה אפשר לצרף מסמך מתיקי הלקוח שבשיחה או מכל תיק במשרד, וכן תמונה, צילום מהמצלמה או קובץ אחר. הקובץ נשלח רק בלחיצה על שליחה. קובץ שהלקוח שלח נשמר לתיק בלחיצה: בוחרים לקוח, תיק ותיקייה בתיק, בודקים את שם הקובץ ושומרים.
שליחה לפי כללי Meta
לשירות WhatsApp יש כללים. כשהלקוח כתב למשרד בעשרים וארבע השעות האחרונות, ההודעה נשלחת כהודעה חופשית, כולל קובץ. אחרי עשרים וארבע שעות ההודעה נשלחת כעדכון שירות, בטקסט עד 1,024 תווים, כשהחשבון זכאי לכך, ואחרת כתבנית מאושרת. VISTO בוחרת את המסלול לבד, ומסמנת ליד ההודעה איך נשלחה. אם השליחה נכשלה, מופיעה בשיחה הסיבה וכפתור מתאים, והטקסט נשאר בשדה הכתיבה.
את התבניות מגדירים בהגדרות המשרד: כותבים נוסח עם שדות משתנים, שולחים לאישור Meta, ועוקבים אחר המצב, בבדיקה, מאושרת או נדחתה. שדות התבנית מתמלאים מפרטי הנמען, התיק והדיון הבא. תבנית שסווגה שיווקית לא תישלח.
WhatsApp בתוך שאר העבודה
החיבור משמש גם במקומות אחרים. בבקשת חתימה מרחוק, בשליחת מסמך מס ממוחשב ובתזכורת ללקוח מופיעה אפשרות שליחה ב WhatsApp כשהחשבון מחובר. התראות פוש מודיעות על הודעה חדשה, ומפעילים אותן בנפרד בכל מכשיר. באייפון יש לפתוח את VISTO ממסך הבית כדי לקבל אותן.
איך זה עובד ביום עבודה
בשעה עשר לקוחה שולחת בוואטסאפ צילום של התראת תשלום. העובדת רואה את ההודעה במסך WhatsApp, שומרת את הקובץ בתיק הנכון, ופותחת מההודעה משימה לעורך הדין. אחר הצהריים עורך הדין עונה בציטוט, מצרף את טיוטת ההסכם מהתיק, ושולח. הכל מתועד ליד התיק, ולא נשאר בטלפון של אדם אחד.
שאלות נפוצות
האם צריך חשבון נפרד כדי להשתמש ב WhatsApp משרדי?
צריך חשבון WhatsApp Business של המשרד. מנהל המשרד מחבר אותו בהגדרות, ובלי חיבור פעיל השליחה אינה זמינה. אם ההרשאה פגה, מנהל המשרד מתחבר מחדש.
אפשר לשלוח הודעה ללקוח שלא כתב לנו כבר ימים?
כן, בכפוף לכללי Meta. ההודעה נשלחת כעדכון שירות כשהחשבון זכאי לכך, ואחרת כתבנית מאושרת. קובץ מצורף בתבנית אינו אפשרי, ולכן שולחים אותו בהודעה נפרדת לאחר שהלקוח עונה.
מי משלם על ההודעות?
Meta מחייבת את המשרד ישירות לפי המחירון שלה, והמחירון ואמצעי התשלום מופיעים בהגדרות WhatsApp של המשרד. מחיר המנוי ל VISTO נפרד מהעלויות האלה.
המחיר
79 ₪ לחודש למשתמש הראשון ועוד 21 ₪ לכל משתמש נוסף, בתוספת מע״מ. כל המודולים כלולים. שירותי ספקים חיצוניים, ובהם Meta, עשויים להיות כרוכים בעלות נפרדת. הורידו את VISTO והתחילו 30 ימי ניסיון במשרד שלכם.