מדיניות פרטיות

מי אנחנו

ויסטו / Visto, ז׳בוטינסקי 5, רמת גן. לכל שאלה בנושא פרטיות: support@visto.co.il.

המדיניות חלה על האתר visto.co.il, על תוכנת ויסטו שמותקנת במשרד ועל השירותים שהשרת של ויסטו נותן לה: רישוי, כניסה, עדכונים, קישורי לקוחות, משלוח הודעות ותמיכה.

מי אחראי על איזה מידע

המשרד אחראי על המידע של לקוחותיו, תיקיו ומסמכיו. הוא מחליט מה לשמור, למי לשלוח ומה למחוק. כשאנחנו מעבדים מידע כזה, למשל כשמסמך נשלח לחתימה מרחוק, אנחנו עושים זאת רק בשביל המשרד ולפי הפעולה שהוא ביצע.

ויסטו אחראית על המידע שדרוש לה כדי לתת את השירות: פרטי המשרד והמשתמשים, הרישיון, התמיכה, החיוב והאתר.

מה נשמר במחשב המשרד

אם בחרתם לשמור את המסמכים ב־Google Drive או ב־OneDrive של המשרד, או לגבות לשם, המסמכים נשמרים גם בחשבון שלכם אצל הספק. ראו Google Drive ו־Microsoft.

מה נשמר בשרת של ויסטו

השרת של ויסטו לא שומר את תיקי המשרד. הוא שומר רק את מה שמפורט כאן:

השרת של ויסטו נמצא בישראל. עותקי קישורי הלקוחות נשמרים בו מוצפנים.

קישורי לקוחות: חתימה מרחוק, הסכמי מכר, הזמנות ותזכורות

כששולחים ללקוח קישור, השרת של ויסטו שומר עותק עבודה, כדי שהלקוח יוכל לפתוח את הקישור גם כשמחשב המשרד כבוי. העותק כולל לפי הצורך:

• המסמכים לחתימה והקבצים המצורפים
• פרטי החותמים: שם, תעודת זהות, טלפון, דוא״ל, כתובת ותפקיד
• ראיות החתימה: מועד הצפייה, מועד החתימה וכתובת IP
• בהזמנה לאירוע: כותרת, מועד, כתובת ופרטי הנמען; בתזכורת: הנמען ותוכן ההודעה

העותק נשמר מוצפן ונמחק 7 ימים אחרי שהמשרד קיבל את התוצאה, ו־30 ימים בהסכמי מכר. בקשה שלא הושלמה ולא בוטלה נשארת עד שהיא מושלמת או מבוטלת. תוקף קישור חתימה הוא 30 יום. בעמוד הזמנה לאירוע מוצגת מפת Google לפי הכתובת.

מה עובר דרך השרת בלי להישמר

הפעולות הבאות עוברות דרך השרת של ויסטו ולא נשמרות בו. נשמר רק מונה יומי או חודשי.

המידע באתר ועוגיות

בגלישה באתר נוצרים נתוני תעבורה רגילים: כתובת IP, מועד, העמוד שנצפה ופרטי הדפדפן. פנייה בטופס יצירת הקשר או בדוא״ל כוללת את מה שבחרתם למסור: שם, שם המשרד, טלפון, דוא״ל ותוכן הפנייה. פנייה מהטופס נשלחת לתיבת התמיכה שלנו בדוא״ל ואינה נשמרת בשרת של ויסטו.

האתר משתמש בעוגיות ובכלים של צד שלישי למדידת השימוש באתר ולמדידת הפרסום, כמפורט בהמשך. בנוסף נשמרות בדפדפן שלכם הבחירה שעשיתם בהודעת העוגיות והגדרות תפריט הנגישות, כדי שלא תצטרכו לבחור שוב בכל ביקור.

מדידת פרסום (Meta Pixel)

האתר משתמש בפיקסל של Meta כדי למדוד את יעילות הפרסום שלנו ב־Facebook וב־Instagram. הפיקסל שולח ל־Meta מידע טכני על הביקור באתר, כמו הדפים שנצפו ולחיצה על הורדה, ועשוי להשתמש בעוגיות לשם כך. המידע משמש למדידה ולהצגת מודעות רלוונטיות, ואינו כולל פרטים שהוזנו בתוכנה עצמה. אפשר לחסום זאת בהגדרות הדפדפן או בהגדרות המודעות בחשבון Meta שלך.

מדידת השימוש באתר (Google Analytics)

האתר משתמש ב־Google Analytics כדי להבין כמה מבקרים מגיעים לאתר, מאילו מקורות ובאילו עמודים הם צופים. Google מקבלת לשם כך מידע טכני על הביקור ועשויה להשתמש בעוגיות. אנחנו משתמשים במידע באופן מצרפי בלבד, לשיפור האתר.

הודעת העוגיות והבחירה שלכם

בכניסה הראשונה לאתר מוצגת הודעה שבה אפשר לאשר או לסרב לשימוש בעוגיות. אם תסרבו, נורה ל־Google להפסיק לשמור עוגיות מדידה ופרסום מאותו רגע. הפיקסל של Meta ממשיך לפעול לצורך מדידת הפרסום, ואפשר לחסום אותו כמתואר למעלה. אפשר לשנות את הבחירה בכל עת דרך תפריט הנגישות, בכפתור "הגדרות עוגיות", או למחוק עוגיות בהגדרות הדפדפן. האתר פועל באופן מלא גם בלי לאשר.

למה אנחנו משתמשים במידע

• כדי לפתוח את המשרד, לאמת זהות ולתת רישיון
• כדי לחבר את העמדות והטלפון למחשב המשרד
• כדי לשלוח הודעות וקישורים שהמשרד ביקש לשלוח
• כדי לעדכן את התוכנה, לתת תמיכה ולאתר תקלות
• כדי לחייב ולהפיק חשבוניות
• כדי להגן על השירות ולעמוד בחובות שבדין

אנחנו לא מוכרים מידע, לא משתמשים בתוכן של המשרד לפרסום ולא מאמנים עליו מודלים של בינה מלאכותית.

Google Calendar

החיבור נעשה רק אחרי אישור בחשבון Google. ההרשאות: זיהוי בסיסי ודוא״ל, קריאת רשימת היומנים, וקריאה, יצירה, עדכון ומחיקה של אירועים ביומנים שבבעלותכם.

ויסטו מסנכרנת כותרת, תיאור, מיקום, מועדים וחזרתיות של אירועים, כל 5 דקות. משתתפים לא נשלחים ל־Google. אסימוני ההרשאה נשמרים מוצפנים במחשב המשרד. החיבור לא נותן גישה ל־Gmail.

ניתוק היומן בהגדרות ויסטו מבטל גם את ההרשאה ב־Google. אפשר לבטל אותה גם ב־חיבורי חשבון Google.

Google Drive

החיבור נעשה רק אחרי אישור בחשבון Google, בהרשאה מוגבלת (drive.file): ויסטו רואה רק קבצים שהיא עצמה יצרה. יש שני חיבורים נפרדים:

• שמירת מסמכים: המסמכים נשמרים בתיקייה visto-doc, בתיקיות לפי לקוח ותיק, ולכן שמות לקוחות ותיקים מופיעים בשמות התיקיות. הקבצים עוברים ישירות בין מחשב המשרד ל־Google. אם תוכנת Google Drive מותקנת במחשב, קבצים שמניחים בתיקייה נכנסים לתיק ועוברים לסל המחזור של Drive. חיפוש בתוכן נעשה בחיפוש של Google, רק בקבצים של ויסטו.
• גיבוי: בתיקייה «Visto – גיבוי» נשמרות רק חבילות גיבוי מוצפנות. מפתח ההצפנה נשאר במשרד.

אסימוני ההרשאה נשמרים מוצפנים במחשב המשרד. ניתוק בהגדרות ויסטו מוחק אותם מהמחשב. כדי לבטל את ההרשאה גם ב־Google, מסירים את ויסטו ב־חיבורי חשבון Google. הקבצים שכבר נשמרו נשארים בחשבון שלכם.

שימוש מוגבל במידע מ־Google

השימוש של ויסטו במידע שמתקבל מממשקי Google, והעברתו לכל אפליקציה אחרת, כפופים ל־Google API Services User Data Policy, כולל דרישות ה־Limited Use.

• המידע משמש רק לפעולות שהמשתמש רואה ואישר: יומן, שמירת מסמכים וגיבוי
• המידע לא נמכר, לא משמש לפרסום ולא לדירוג אשראי
• המידע לא משמש לאימון מודלים של בינה מלאכותית
• אדם לא קורא את המידע, אלא בהסכמה מפורשת, לצורכי אבטחה או לפי חובה שבדין

Microsoft: OneDrive ו־Outlook

• OneDrive: הרשאה לתיקיית האפליקציה של ויסטו בלבד (Files.ReadWrite.AppFolder). המסמכים והגיבויים המוצפנים נשמרים שם.
• יומן Outlook: הרשאת קריאה וכתיבה ליומנים (Calendars.ReadWrite), כדי להציג אירועים בוויסטו ולעדכן ב־Outlook אירועים שנוצרו בוויסטו. החיבור לא נותן גישה לתיבת הדואר.

אסימוני ההרשאה נשמרים מוצפנים במחשב המשרד. ניתוק בהגדרות ויסטו מוחק אותם מהמחשב. כדי לבטל את ההרשאה גם ב־Microsoft, מסירים את ויסטו ב־הגדרות ההרשאות בחשבון Microsoft.

WhatsApp ו־Meta

שיתוף ידני: קישור WhatsApp נפתח במכשיר שלכם עם הטקסט שבחרתם. ההודעה לא עוברת דרך ויסטו.

WhatsApp Business: מנהל המשרד מחבר את החשבון העסקי בחלון של Meta ומאשר את תנאי Meta. האסימון נשמר מוצפן במחשב המשרד. הודעות יוצאות נשלחות מהמחשב ישירות ל־Meta. הודעות נכנסות עוברות דרך השרת של ויסטו אל מחשב המשרד, בלי להישמר בשרת. בשרת נשמרים רק מזהה המספר והחשבון העסקי, כדי לדעת לאיזה משרד להעביר. המשרד משלם ל־Meta ישירות.

ניתוק בהגדרות ויסטו מפסיק את העברת ההודעות. את ההרשאה עצמה מבטלים בהגדרות העסק ב־Meta.

נט המשפט ורשות המסים

• נט המשפט: הסנכרון רץ מהמחשב שלכם, עם הכרטיס החכם שלכם, ישירות מול מערכת בתי המשפט. השרת של ויסטו לא מעורב.
• רשות המסים: מספרי הקצאה מתבקשים ישירות ממחשב המשרד, עם מספר העוסק של המשרד, מספר העוסק של הלקוח, מספר החשבונית והסכומים. רק בקשת ההרשאה עוברת דרך השרת של ויסטו, כי היא דורשת את רישום ויסטו ברשות המסים.

תמיכה

• פנייה לתמיכה נשלחת רק כשאתם שולחים אותה, עם מה שבחרתם לצרף: עד 5 קבצים. היא נשמרת בשרת ונשלחת גם לתיבת התמיכה.
• תמיכה מרחוק במסך נפתחת רק אחרי שהעובד מאשר במחשב שלו, ל־15 דקות לכל היותר. העובד יכול לעצור אותה בכל רגע. המסך עובר מוצפן ולא נשמר. נשמר רק רישום של המפגש.
• צפייה של התמיכה במשרד אפשרית רק באישור מנהל המשרד, לשעה לכל היותר, לקריאה בלבד.
• שיתוף שגיאות ואזהרות שולח לשרת אירועים טכניים בלי תוכן, אחרי הסתרה של שמות, מספרים ונתיבים. ההגדרה פעילה כברירת מחדל, ואפשר לכבות אותה בהגדרות.

מיקום השרת וספקים

השרת של ויסטו נמצא בישראל.

משלוח דוא״ל ו־SMS ועוזר העזרה נעשים דרך ספקי שירות, שחלקם פועלים מחוץ לישראל. כל ספק מקבל רק את מה שדרוש לתפקידו. שירותים שהמשרד מחבר בעצמו, כמו Google, Microsoft ו־WhatsApp, מתוארים בסעיפים שלהם.

התוכנה לא משתמשת בכלי אנליטיקה או בדיווחי קריסה של צד שלישי.

אבטחה

• כל משרד מבודד: משרד אחד לא יכול לראות מידע של משרד אחר
• לכל עובד משתמש והרשאות משלו
• הכניסה מבחוץ מוצפנת עד מחשב המשרד
• הרשאות לשירותים חיצוניים נשמרות מוצפנות, ומפתח ההצפנה מוגן במחשב
• כל פנייה של מחשב המשרד לשרת חתומה במפתח של המחשב
• עדכונים מותקנים רק אם החתימה שלהם תקינה

אין מערכת חסינה לחלוטין. בחשד לאירוע אבטחה כתבו ל־support@visto.co.il.

כמה זמן נשמר המידע

נתוני העבודה במחשב המשרד נשמרים כל עוד המשרד שומר אותם. בשרת של ויסטו, תקופות השמירה מפורטות בטבלה למעלה. בקשות לקוד אימות (דוא״ל, טלפון ו־IP) נמחקות אוטומטית, בדרך כלל תוך יומיים. כשמשרד נסגר, הגישה לרישיון, לכניסה מבחוץ ול־WhatsApp נעצרת. בקשה למחיקת פרטי המשרד מהשרת מגישים לפי הוראות המחיקה.

הזכויות שלכם

אפשר לבקש לעיין במידע עליכם, לתקן אותו או למחוק אותו, לפי חוק הגנת הפרטיות. כתבו ל־support@visto.co.il. נבקש אימות מידתי ונשיב תוך 30 יום. לא נבקש סיסמה.

לקוח של משרד שמשתמש בוויסטו פונה קודם כול למשרד, כי המשרד אחראי על התיק שלו. נעזור למשרד לטפל בבקשה.

מסירת מידע היא בחירה שלכם. בלי המידע הדרוש לאימות, לרישוי או לפעולה מסוימת, לא נוכל לבצע אותה.

שינויים במדיניות

תאריך העדכון מופיע בראש העמוד. שינוי מהותי, למשל ספק חדש או שימוש חדש במידע, יפורסם כאן לפני שיחול, ויימסר גם למנהלי המשרדים. כשהדין דורש הסכמה, נבקש אותה.