הלקוח והתיק, עם ההקשר המלא
עורך דין שמנהל עשרות תיקים מכיר את התחושה: הלקוח מתקשר, ובמשך כמה דקות מחפשים מי אחראי על התיק, איפה המסמך האחרון, מתי הדיון הבא ומה עוד פתוח. המידע קיים, אבל הוא מפוזר בין קובצי אקסל, תיקיות במחשב, הודעות ופתקים. VISTO היא תוכנת Windows שמותקנת במחשב הראשי של המשרד, ומרכזת את הלקוח ואת התיק במקום אחד. העובדים בתחנות העבודה מתחברים אליה, והטלפון נכנס אליה בדפדפן.
כרטיס לקוח אחד שמחזיק את כל התמונה
בפתיחת לקוח בוחרים אם מדובר באדם או בתאגיד, ממלאים שם, אחראי ופרטים מזהים כגון תעודת זהות או ח.פ, ומוסיפים דרכי קשר וכתובות. אפשר להוסיף אנשי קשר עם תפקיד, ולסמן מי מהם מורשה חתימה, מי מקבל מידע ומי מקבל חשבוניות. מספר זהות וטלפון נבדקים לתקינות כבר בשמירה.
בכרטיס עצמו מופיעה סקירה של תיקים פתוחים, מועדים, משימות פתוחות, מסמכים אחרונים ואנשי קשר. לצידה לשוניות לתיקים, לכספים, לפקדונות, לפרטי קשר ולהערות.
סביבת תיק מלאה
בכל תיק נמצאות לשוניות למסמכים, למשימות, ליומן, לכספים, לאנשי קשר ולתרשומות, וכן ציר זמן, חישובים, הודעות WhatsApp ונט המשפט. פותחים תיק בכמה שלבים: לקוח וסוג, פרטי ההליך לפי הסוג (מספר הליך, בית משפט, צד שכנגד, סכום התביעה, ובתיק מקרקעין גם גוש וחלקה), ולבסוף הצוות האחראי.
צדדים שכנגד ואנשי קשר אחרים מקושרים לתיק עם תפקיד. תרשומות נרשמות לפי סוג, שיחת טלפון, פגישה, פעולה או הערה, ומופיעות גם בציר הזמן. תיק שהסתיים נסגר, נשמר עם כל המסמכים, נשאר זמין לחיפוש ואפשר לפתוח אותו מחדש.
מי רואה מה
במשרד עורכי דין לא כל מידע מיועד לכל אדם. מנהל המשרד קובע לכל תיק אם הוא גלוי לכל המשרד או רק לעובדים ולצוותים שהוקצו לו. מי שלא נבחר לא רואה את התיק, ולא מוצא אותו גם בחיפוש. אפשר להגביל תיק בודד או את כל התיקים של אותו לקוח. בנוסף אפשר למדר לקוח או תיק מעובד מסוים, ולקבוע לכל עובד רמת גישה נפרדת לכספים.
חיפוש ועבודה בלשוניות
מחפשים לקוח לפי שם, מספר לקוח או מזהה, וממיינים את הרשימה לפי עמודה. אפשר לפתוח לקוח, תיק ומסמך בלשוניות עבודה במקביל ולעבור ביניהם בלי לאבד את המקום. פעולות כמו משימה חדשה או שליחת מסמך לחתימה יכולות להתחיל מתוך התיק, והשיוך נשמר.
איך זה עובד ביום עבודה
בשמונה וחצי לקוח מתקשר בנוגע לתביעה. מקלידים את שמו בחיפוש, ובכרטיס רואים מיד אילו תיקים פתוחים, מה המועד הקרוב ואילו משימות מחכות. נכנסים לתיק, רושמים תרשומת על השיחה, ופותחים משימה למזכירה עם תאריך יעד. באותו תיק נמצא ההסכם החתום, ובלשונית הכספים נראה מה כבר חויב. כל זה בלי לעבור בין תוכנות.
שאלות נפוצות
האם אפשר למנוע מעובד לראות לקוח או תיק מסוימים?
כן. מנהל המשרד יכול למדר תיק או לקוח לעובד או לצופה, ולהגדיר תיק כגלוי רק למשתמשים שנבחרו. לעובד שמודר התיק אינו מופיע ברשימות ובחיפוש. מנהל המשרד עצמו אינו ניתן למידור.
מה קורה לתיק שהסתיים?
סוגרים אותו. הוא נשמר עם כל המסמכים, מופיע בסינון של תיקים סגורים, ואפשר לפתוח אותו מחדש בכל עת. אין ארכיון נפרד, כך שתיק ישן נשאר זמין לחיפוש.
אפשר לעבוד גם מהבית ומהטלפון?
כן. נכנסים לקישור של המשרד בדפדפן, והעבודה מתבצעת על המידע שנמצא במחשב הראשי. הכניסה עובדת כל עוד המחשב הראשי של המשרד דולק ומחובר לאינטרנט. בכניסה ממכשיר חדש מאשרים את המכשיר פעם אחת בקוד שמגיע למייל.
המחיר
79 ₪ לחודש למשתמש הראשון ועוד 21 ₪ לכל משתמש נוסף, בתוספת מע״מ. כל המודולים כלולים, ללא תשלום נפרד לאף מודול. הורידו את VISTO והתחילו 30 ימי ניסיון במשרד שלכם.