המסמכים במקום שאתם בוחרים
תיקיית המסמכים נבחרת מתוך המערכת. היא נפרדת מתיקיית נתוני המערכת שנקבעת בהתקנה.
מגבים לפני קליטה
שומרים עותק של החומר הקיים לפני ייבוא או שינוי מבנה תיקיות. בודקים על תיק לדוגמה, ולא מתחילים מארכיון המשרד כולו.
בוחרים יעד מהמחשב הראשי
בוחרים תיקייה קיימת או חדשה לפי האשף. שימוש ב NAS או בתיקייה משותפת מחייב הרשאות Windows וגישה זמינה לשירותי המשרד.
בודקים שיוך
מוודאים שהקובץ משויך ללקוח ולתיק הנכונים. קליטת תיקייה או ייבוא מתוכנה קודמת אינם מבטיחים שכל נתון סווג נכון.
פותחים, עורכים ושומרים
פותחים מתוך התיק ועובדים בתוכנה המתאימה. ברשת המשרד ייתכן שימוש בקובץ המשותף עצמו; במסלול מרוחק עשוי להיפתח עותק שחוזר כגרסה. בודקים שהשמירה הסתיימה לפני שסוגרים.
מוודאים שאין עריכה מתנגשת
אם מוצגת נעילת עריכה או הודעת כשל בשמירה, אין לדרוס את הקובץ ידנית. שומרים עותק התאוששות מקומי ופונים לתמיכה בלי לשלוח תוכן לקוח.
סנכרון אינו גיבוי
תיקייה מסונכרנת יכולה לשכפל גם מחיקה או קובץ פגום. לא כדאי להניח שחיבור Drive או OneDrive קיים בכל גרסה, ואין להשתמש בסנכרון כתחליף לגיבוי מסודר.
המרת Word ל PDF
כאשר משתמש יוזם המרה, ויסטו מנסה להשתמש ב Word במחשב שלו. בפעולה ללא יוזם אנושי, כגון סיום תהליך חתימה, נבחר מחשב ראשי זמין עם Word. אם אין עובד המרה מתאים, המסלול החלופי עשוי להעביר את המסמך לממיר דרך שירותי Visto. לפני עבודה עם תוכן רגיש כדאי לברר את התצורה הפעילה.
פעולות מתוך רשימת המסמכים
ברשימה אפשר לפתוח מסמך, לשנות שם, ליצור עותק, להעתיק או להעביר לתיק אחר ולהציגו בתיקייה, לפי ההרשאות. ניתן ליצור מסמך מתבנית, להכין משימה הקשורה אליו ולהמשיך ממנו לתהליך חתימה.
גרסאות ונעילת עריכה
אפשר לעיין בגרסאות ולבחור גרסה לשחזור. כשמסמך פתוח לעריכה ניתן לראות מי מחזיק בנעילה ולבקש סגירה. שחרור נעילה בכוח מצריך בירור עם העורך, כדי לצמצם סיכון לדריסת עבודה שלא נשמרה.
כלי PDF בתוך התיק
אפשר למזג מסמכי PDF, לפצל עמודים ולפתוח את כלי ההטבעה. לאחר יצירת תוצר כדאי לבדוק את סדר העמודים ואת הקובץ שנשמר בתיק.