מהכנת המסמך עד שמירת התוצר
לקוח צריך לחתום על הסכם שכר טרחה או על ייפוי כוח, והוא לא נמצא בעיר. מדפיסים, סורקים, מחכים, מזכירים ושוב מחכים. VISTO, תוכנת Windows שמותקנת במחשב הראשי של המשרד, מאפשרת לשלוח מסמך לחתימה מרחוק בקישור אישי לטלפון, לעקוב אחר מי חתם, ולקבל את הקובץ החתום ישירות לתיק.
בקשת חתימה במסך אחד
פותחים בקשה חדשה ומוסיפים מסמך: גוררים קובץ PDF או Word, בוחרים מתבנית של המשרד, או שולפים מסמך מהתיק. אפשר גם להתחיל ישירות מהתיק, בלחיצה ימנית על מסמך ובחירה בשליחה לחתימה מרחוק, או מעורך PDF. קובץ Word מומר לקובץ PDF לפני השליחה. כשיש כמה מסמכים בוחרים אם לאחד אותם או לשלוח כמסמכים נפרדים. הבקשה נשמרת כטיוטה, ואפשר לשייך אותה לתיק.
חותמים, שדות וסדר חתימה
לכל חותם מזינים שם ולפחות מספר נייד או כתובת מייל. כשיש כמה חותמים בוחרים אם יחתמו במקביל, או בסבב, שבו כל חותם מקבל את הקישור רק אחרי שהקודם חתם. בעורך השדות מציבים במסמך חתימה, טקסט, תאריך, מספר תעודת זהות ותיבת סימון לכל חותם, וכשמדובר בטופס PDF עם שדות מובנים אפשר לזהות אותם אוטומטית. לכל חותם נדרש לפחות שדה חתימה אחד.
שליחה ומעקב
כל חותם מקבל קישור אישי משלו, שנשלח בהודעת SMS, במייל או בהעתקת הקישור. כשחשבון WhatsApp משרדי מחובר אפשר לשלוח גם בו. נוסח ההודעה נקבע בהגדרות המשרד וניתן לשנותו לבקשה אחת בלבד. החותם פותח את הקישור בטלפון או במחשב, בלי להתקין תוכנה, צופה במסמך וחותם.
במסך המעקב רואים מי חתם, לאן נשלח הקישור ומתי, ושולחים תזכורת למי שטרם חתם. אם נשלח מסמך שגוי, מבטלים את הבקשה וכל הקישורים נחסמים. אחרי ביטול פותחים בקשה חדשה עם הגרסה המתוקנת.
התוצר החתום וההוכחה
כשהבקשה מושלמת מורידים קובץ PDF חתום עם חתימות כל הצדדים, והוא נשמר גם בתיק שאליו שויכה הבקשה. לצידו מופק אישור חתימה מרחוק, מסמך שבו מופיעים שם החותם, מספר הזהות, אמצעי הקשר, כתובת IP ושעת החתימה. מומלץ לבדוק שהתוצר החתום תקף ונשמר במשרד לפני שמסתמכים עליו.
חותמת וחתימה על PDF
בנפרד מבקשות חתימה מרחוק, אפשר להטביע חותמת משרד וחתימה גרפית על קובץ PDF ולשמור אותו בתיק. תמונת החותמת מועלית פעם אחת בהגדרות. הכלי הזה נשאר חינם גם אחרי תקופת הניסיון.
עסקאות מקרקעין
הסכמי מכר אינם נחתמים מרחוק. למקרקעין קיימת זרימה נפרדת במעמד חתימה במשרד: הצדדים חותמים בטלפון שלהם בעת שהם נמצאים אצלכם, ועורך הדין מאמת בכרטיס חכם. VISTO אינה מציגה אימות מקרקעין כהליך מרחוק.
איך זה עובד ביום עבודה
לקוח בחו״ל צריך לחתום על ייפוי כוח. במסך המסמכים של התיק לוחצים לחיצה ימנית על הקובץ, בוחרים שליחה לחתימה מרחוק, מזינים את הנייד שלו, מציבים שדה חתימה ושדה תאריך ושולחים בהודעת SMS. אחרי כמה שעות מופיע בלשונית המעקב שהלקוח פתח את הקישור, ולמחרת חתם. הקובץ החתום כבר נמצא בתיק, ואפשר להמשיך בעבודה.
שאלות נפוצות
האם החותם צריך להתקין משהו או להירשם?
לא. הוא מקבל קישור אישי, פותח אותו בדפדפן של הטלפון או המחשב, צופה במסמך וחותם באצבע. כל חותם מקבל קישור משלו.
אפשר לחתום הסכם מכר מרחוק?
לא. עסקאות מקרקעין דורשות נוכחות ואימות, ולכן הן מתבצעות במעמד חתימה במשרד. הקישורים לטלפון של הצדדים משמשים שם רק ללקוחות שנמצאים אצלכם.
מה עושים אם חותם לא חתם?
שולחים לו תזכורת ממסך המעקב. אם המסמך השתנה או נשלח בטעות, מבטלים את הבקשה ופותחים חדשה. הביטול סופי וחוסם את כל הקישורים.
המחיר
79 ₪ לחודש למשתמש הראשון ועוד 21 ₪ לכל משתמש נוסף, בתוספת מע״מ. כל המודולים כלולים. הורידו את VISTO והתחילו 30 ימי ניסיון במשרד שלכם.