מהמסמך הנכנס לתיק המתאים
תיבת סריקות ושיוך מסמכים עוזרים לרכז את החומר שמגיע למשרד.
בוחרים מקור קליטה
מגדירים את מקור הסריקות בהתאם לציוד ולגרסה, ובודקים שלשירותי המשרד יש גישה לתיקייה.
בודקים לפני תיוק
בודקים קריאות, סדר עמודים, עמודים חסרים וכיוון המסמך. נותנים שם שמאפשר לזהות אותו בהמשך.
משייכים ומוודאים
משייכים ללקוח או לתיק ובודקים שהמסמך נפתח משם. מסמך שנמצא בתיבת הקליטה עדיין עשוי להמתין לסיווג.
מצב הקליטה והמטפל
בתיבת הסריקות אפשר לראות פריטים שממתינים לטיפול, נמצאים בתיוק או נשמרו בתיק. אפשר לשייך מטפל, לבחור תיק ולנסות שוב לאחר כשל. מצב ״נשמר בתיק״ נבדק גם בפתיחת המסמך מתוך התיק.