כספים והנהלת חשבונות חד צידית
שעות עבודה שלא נרשמו, חשבונית שמופקת בתוכנה נפרדת, לקוח ששילם חלק מהסכום ורואה חשבון שמבקש דוחות: כך נראית גבייה במשרדים רבים. המשרד מפסיד כסף לא כי הלקוחות לא משלמים, אלא כי המידע הכספי נפרד מהתיק. VISTO, תוכנת Windows שמותקנת במחשב הראשי של המשרד, מנהלת את הפעילות הכספית באותו מקום שבו נמצאים הלקוח, התיק והשעות.
חשבוניות, קבלות וזיכויים
מתוך הכספים מפיקים חשבון עסקה, חשבונית מס, קבלה וחשבונית מס קבלה. ניתן לשמור טיוטה ולהפיק מאוחר יותר, להוסיף שורות מהמחירון של המשרד, ולבחור אמצעי תשלום. מי שמחבר את המשרד לרשות המסים יכול לבקש מספר הקצאה בעת ההפקה, ובלי חיבור אפשר להזין אותו ידנית. לתוכנה יש תעודת רישום של רשות המסים.
מסמך שהופק לא נערך. מתקנים אותו בחשבונית זיכוי שמקושרת למסמך המקורי, ולביטול נדרשת סיבה כתובה. הדפסה ראשונה מסומנת כמקור והבאות כהעתק. אפשר להפיק מסמך ממוחשב חתום בכרטיס חכם, ולשלוח אותו במייל, ובמסלול WhatsApp כשחשבון המשרד מחובר.
שעות, שכר טרחה והוצאות
רושמים שעות בטיימר או ידנית, ומוסיפים שכר טרחה והוצאות. כשבאים לחייב, מושכים את החיובים הפתוחים של הלקוח למסמך בלחיצה. מנהלים הסכמים שעתיים, בסכום קבוע, באחוזים, בריטיינר עם שעות כלולות ותעריף לשעה נוספת, או בהסדר תשלומים, ושומרים מחירון שירותים ברמת הלקוח. את הוצאות המשרד מזינים מחשבוניות ספק: גוררים חשבונית, המערכת קוראת אותה וממלאת את הפרטים, ומסמנת שדות שאינה בטוחה בהם, ואתם בודקים ומאשרים. אפשר לפצל הוצאה לכמה קטגוריות, לנהל ספקים ולרשום את התשלומים.
יתרות, תשלומים חלקיים ופקדונות
בכרטיס הלקוח, בלשונית הכספים, רואים את היתרה הפתוחה בחשבונות עסקה, את החיובים שטרם נכללו במסמך ואת הריטיינר לתקופה. לקוח ששילם בכמה תשלומים נרשם בכמה אמצעי תשלום, וניכוי מס במקור נרשם כשורה נפרדת בקבלה. חשבון עסקה שלא ישולם נסגר בסיבה כתובה.
כספים שמוחזקים בנאמנות מנוהלים במודול הפקדונות, כדי שלא יתערבבו עם הכנסות המשרד: קבלת פקדון, משיכה, כרטסת תנועות, התראת יתרה נמוכה והתאמה לדף בנק. שכר טרחה אפשר לשלם גם מכסף הפקדון של הלקוח.
דוחות ורואה חשבון
בלשונית הנהלת חשבונות מופיע ספר תקבולים ותשלומים לפי טווח תאריכים, שנגזר מהמסמכים, מההוצאות שאושרו ומהתשלומים שנרשמו, ובו יומן תנועות ומאזן בוחן שמורידים כקובץ PDF. הדוחות כוללים מע״מ תקופתי, מקדמות מס הכנסה, רווח והפסד, הוצאות לפי ספק וחשבונות עסקה פתוחים, וקיימים מסלולים לדוח 856 ולמערכת 1000. אפשר להפיק קובצי מבנה אחיד לטווח תאריכים. הכנת פלט אינה הגשה לרשות המסים, ואת התאמתו לדיווח בודקים עם רואה החשבון.
הרשאות הכספים נקבעות לכל עובד: אין גישה, רישום חיובים בלבד, הפקת מסמכים, או גישה מלאה. כך אפשר לתת לעובד לרשום שעות בלי שיוכל להפיק חשבוניות.
איך זה עובד ביום עבודה
בסוף חודש פותחים את כרטיס הלקוח ורואים שנרשמו שמונה שעות ושתי הוצאות. מתחילים חשבונית מס קבלה, מוסיפים את החיובים הפתוחים בלחיצה אחת, בודקים סכומים ומע״מ ומפיקים. הלקוח משלם בשני תשלומים, ובקבלה מוסיפים אותם כשני אמצעי תשלום. בסוף הרבעון מפיקים דוח מע״מ ושולחים לרואה החשבון את היומן ואת מאזן הבוחן.
שאלות נפוצות
האם אפשר לתקן חשבונית שכבר הופקה?
לא עורכים מסמך שהופק. מתקנים בחשבונית זיכוי, שמקושרת למסמך המקורי ומחייבת סיבת זיכוי, או מבטלים את המסמך עם סיבת ביטול.
האם עובד יכול לרשום שעות בלי להפיק חשבוניות?
כן. רמת הגישה לכספים נקבעת לכל עובד. ברמת רישום חיובים העובד רושם שעות והוצאות בלבד, וללא הרשאה מתאימה אינו יכול להפיק מסמכים.
מה עושים עם נתוני כספים ממערכת קודמת?
מנהל המשרד יכול לייבא אותם מקבצי מבנה אחיד של התוכנה הקודמת, ולעיין בהם בנפרד לפי שנה, סוג מסמך ושיוך ללקוח.
המחיר
79 ₪ לחודש למשתמש הראשון ועוד 21 ₪ לכל משתמש נוסף, בתוספת מע״מ. כל המודולים כלולים, והכספים בתוכם. הורידו את VISTO והתחילו 30 ימי ניסיון במשרד שלכם.